Gestión de las necesidades de visa de los trabajadores
Contratar trabajadores extranjeros en los Estados Unidos implica navegar en un panorama complejo de normas y requisitos. Asegurarse del cumplimiento de la normativa sobre visas de trabajo es fundamental para evitar problemas legales y errores de contratación.
Esta guía brinda consejos esenciales para que los profesionales de RR. HH. comprendan y administren el cumplimiento de la normativa sobre visas de trabajo de manera eficaz.
Conozca los tipos de visas
Familiarícese con los distintos tipos de visas de trabajo disponibles en los Estados Unidos, como la visa H-1B (trabajadores calificados), la visa L-1 (trabajadores transferidos dentro de la empresa), la visa O-1 (personas con habilidades extraordinarias), entre otras. Cada categoría de visa tiene criterios de elegibilidad y requisitos de documentación específicos, por lo que elaborar una planilla con los requisitos de cada una puede ser de gran ayuda.
Manténgase al día con la información
Las normas sobre visas de trabajo pueden cambiar con frecuencia. Asegúrese de revisar el sitio web de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés) con regularidad para obtener actualizaciones de los requisitos y procesos para la obtención de visas. Para facilitar las cosas, designe a un miembro del equipo que será responsable de supervisar estas actualizaciones y compartirlas con el equipo en las fechas programadas.
Consulte con expertos en asuntos legales
Considere consultar con abogados especialistas en inmigración por motivos laborales, ya que pueden brindar un asesoramiento preciso, actualizado y adaptado a las necesidades de su empresa, lo que reducirá el riesgo de incumplimiento. Si su empresa ya cuenta con un abogado en el personal, le recomendamos que le solicite revisiones trimestrales del estado de los empleados con visa y cualquier actualización de las regulaciones.
Revise minuciosamente la documentación
Asegúrese de que toda la documentación (incluidos los contratos de empleo, las descripciones de los empleos y las cartas de recomendación) sean precisos y coherentes con los requisitos de solicitud de la visa. Cualquier discrepancia podría generar demoras o negaciones. Almacene los archivos en un lugar seguro y no comparta la información con los demás empleados.
Cumplimiento de la Solicitud de Condición Laboral
Para las visas H-1B, presente la Solicitud de Condición Laboral (LCA, por sus siglas en inglés) requerida en el Departamento de Trabajo (DOL, por sus siglas en inglés) antes de enviar la petición de la H-1B a los USCIS. Respete los términos y condiciones que figuran en la LCA, incluidos los requisitos de salario prevaleciente.
Conserve archivos de acceso público
Para las visas H-1B y E-3 (ocupaciones especializadas en Australia), cree y conserve archivos de acceso público que contengan la documentación pertinente, como la LCA y la información sobre salarios. Estos archivos deben estar disponibles para fines de inspección cuando se soliciten. Usted o cualquier miembro del equipo también debería saber dónde se encuentran estos documentos en caso de inspección.
Coherencia en la descripción de los empleos
Asegúrese de que la descripción del empleo proporcionada en la solicitud de la visa coincida con las tareas actuales del puesto. Los USCIS evalúan si el empleo cumple con los requisitos de elegibilidad de la visa en función de dicha información y puede rechazar solicitudes en las que las responsabilidades no sean coherentes.
Retención de documentos
Mantenga registros de toda la correspondencia y la documentación que estén relacionadas con visas durante varios años. Esto incluye formularios de solicitud, documentos de respaldo, aprobaciones y cualquier comunicación con agencias gubernamentales. Cuando los archivos se puedan desechar, asegúrese de hacerlo correctamente. Triture todos los archivos o contrate una empresa de eliminación de archivos para que lo haga.
Evite la discriminación
Durante el proceso de contratación, trate a los solicitantes de empleo extranjeros y a los empleados de forma igualitaria. Evite cualquier práctica que pueda interpretarse como discriminatoria según la nacionalidad, la raza, las barreras lingüísticas o el estado de la visa de la persona.
Planifique extensiones de manera oportuna
En el caso de los empleados con visas de trabajo de no inmigrante (como la H-1B), planifique extensiones de visa de forma proactiva. Inicie el proceso de extensión con mucha anticipación para evitar interrupciones en el trabajo por vencimientos de visa y procure que el empleado también participe en el proceso.
Educación y capacitación
Capacite a su equipo de RR. HH. en cuanto a las distintas categorías de visa de trabajo, los requisitos de elegibilidad y los procesos de cumplimiento. Brindar capacitaciones con regularidad ayudará a garantizar que los potenciales empleados extranjeros reciban información precisa y coherente.
Verifique si hay cambios en las visas
Manténgase al tanto de los cambios en las normas sobre visas y las políticas de inmigración, ya que pueden tener un impacto en sus estrategias y procesos de contratación. Esto incluye posibles cambios en la cantidad de visas disponibles y los criterios de elegibilidad.
Fomente la comunicación
Mantenga una comunicación abierta con los empleados extranjeros en relación con el estado de su visa y cualquier posible cambio que pueda afectar dicho estado. Esto contribuirá a prevenir infracciones no intencionales.
Al seguir estas pautas y priorizar el cumplimiento de la normativa sobre visas de trabajo, los profesionales de RR. HH. pueden afrontar con éxito las complejidades de contratar trabajadores extranjeros en los Estados Unidos y evitar errores costosos. Recuerde que cada situación puede ser única, por lo que siempre es una buena idea solicitar asesoramiento legal de un profesional cuando surjan dudas.
La información que figura en www.onepercentforamerica.org tiene únicamente fines informativos generales. No debe tomarse como asesoramiento profesional ni reemplazar la orientación de un profesional.
